WhatsApp-baseret SaaS-platform for servicebooking med Twilio & Cal.com

Vi byggede en SaaS-platform for servicebooking drevet af Twilios WhatsApp Business API til samtalinteraktioner, Cal.com til planlægning og kalenderstyring, og et multi-tenant backend til onboarding og konfiguration af virksomheder.

Arkitektur

• Meddelelseslag: Twilio WhatsApp Business API til tovejskommunikation
• Planlægningsmotor: Cal.com (self-hosted) til styring af tilgængelighed, bookinglogik og kalendersynkronisering
• Backend: Node.js/Express API med Amazon DynamoDB til multi-tenant data
• Samtalemotor: ChatGPT-drevet AI-samtalemotor, der håndterer bookingforløb, ombookinger og annulleringer
• Notifikationer: Twilio til WhatsApp-påmindelser, bekræftelser og opfølgninger
• Administrator-dashboard: Vue.js frontend til virksomhedsejere til at administrere services, tilgængelighed og bookinger
• Betalinger: Stripe-integration til depositum og forudbetalinger via WhatsApp-betalingslinks

Samtalefyldt bookingforløb

Opdagelse & Booking

WhatsApp-botten guider kunderne gennem et naturligt samtale flow: hilsen, servicevalg (med beskrivelser, varigheder og priser), udbydervalg (med bedømmelser og anmeldelser), browsing af ledige tidspunkter (med ugenavigation) og bookingbekræftelse med alle detaljer. Hele forløbet afsluttes uden at forlade WhatsApp.

Ombooking & Annullering

Kunder kan ombooke eller annullere ved blot at svare med et søgeord. Botten identificerer deres aktive bookinger, præsenterer ledige alternativer og bekræfter ændringen — hvorefter det frigivne tidspunkt straks bliver tilgængeligt for andre kunder.

Twilio WhatsApp-integration

Meddelelseshåndtering

• Indgående Webhook — Twilio videresender indgående WhatsApp-beskeder til backend via webhook
• Sessionsstyring — Samtalestatus spores pr. telefonnummer med DynamoDB-understøttede sessioner
• Skabelonbeskeder — Forhåndsgodkendte WhatsApp Business-skabeloner til udgående notifikationer
• Fritekstsbeskeder — Inden for 24-timers sessionvinduet sender botten interaktive svar
• Mediastøtte — Virksomhedslogo, servicebilleder og lokationskort sendt som rich media
• Hurtige svar — Interaktive knapbeskeder for almindelige valg

Automatiserede Notifikationer

Platformen sender en række automatiserede notifikationer gennem hele bookingforløbet: øjeblikkelig bookingbekræftelse, en påmindelse dagen før, endnu en påmindelse kort før aftalen, en opfølgning efter besøget, der anmoder om feedback, en udeblivelsesnotifikation med mulighed for ombooking, og en genaktiveringsbesked efter en konfigurerbar periode.

Cal.com-integration

Planlægningsmotor

• Selv-hostet — Cal.com udrullet som en dedikeret instans for fuld datakontrol
• Begivenhedstyper — Hver service mappet til en Cal.com-begivenhedstype med varighed, buffertid og prisfastsættelse
• Tilgængelighedsregler — Tilgængelighed pr. udbyder med tilbagevendende skemaer, dato-overrides og pausetider
• Kalendersynkronisering — Tovejs synkronisering med Google Calendar, Outlook og Apple Calendar
• Booking API — Cal.com REST API brugt programmatisk af WhatsApp-samtalemotoren
• Buffertider — Konfigurerbare før/efter buffere forhindrer bookinger lige efter hinanden
• Round Robin — "Enhver ledig" mulighed fordeler bookinger jævnt mellem udbydere

Konfliktforebyggelse

Cal.com kontrollerer realtids-tilgængelighed mod alle synkroniserede kalendere, bruger optimistisk låsning for samtidige anmodninger, håndhæver buffertider mellem aftaler, og håndterer dato-overrides for helligdage og særlige åbningstider.

Multi-tenant arkitektur

Tenant-isolering

• Hver virksomhed får et dedikeret WhatsApp-nummer eller et delt nummer med søgeordsrutning
• Tenant-specifikke DynamoDB-forespørgsler for alle operationer
• Separate Cal.com-begivenhedstyper og tilgængelighed pr. tenant
• Brandede beskedskabeloner med virksomhedsnavn og detaljer
• Uafhængige betalingskonti til behandling

Virksomheds-onboarding

Nye virksomheder onboardes via administrator-dashboardet med automatisk provisionering af et WhatsApp-nummer, konfiguration af servicekatalog, opsætning af udbyder-tilgængelighed med kalendersynkronisering og godkendelse af beskedskabeloner — og går live inden for 24 timer.

Administrator-dashboard

Funktioner for virksomhedsejere

• Servicekatalog — Tilføj/rediger services med navn, varighed, prisfastsættelse, beskrivelse
• Udbyderstyring — Tilføj medarbejdere, indstil tilgængelighed, tildel services
• Bookingkalender — Visuel kalender, der viser alle kommende bookinger på tværs af udbydere
• Kundekatalog — Kontaktliste med bookinghistorik og kommunikationslog
• Analyse — Bookingvolumen, omsætning, udeblivelsesrate, populære services, spidstider
• Indstillinger — Åbningstider, notifikationspræferencer, betalingskonfiguration

Nøglefunktioner

1. WhatsApp-native booking — Komplet bookingforløb uden at forlade WhatsApp
2. Realtids-tilgængelighed — Cal.com synkroniseres øjeblikkeligt på tværs af Google/Outlook-kalendere
3. Automatiserede påmindelser — Påmindelser i flere trin reducerer udeblivelsesraten
4. Multi-tenant SaaS — Delt platform, der betjener flere virksomheder uafhængigt
5. AI-samtalemotor — ChatGPT-drevet kontekstbevidst bot husker, hvor brugeren slap
6. Betalingslinks — Stripe-drevet indsamling af depositum via WhatsApp-besked
7. Opfølgning efter besøg — Automatisk anmodning om bedømmelse og genaktiveringsbeskeder
8. Udbyder Round Robin — Retfærdig fordeling, når kunden vælger "enhver ledig"
9. Rich Media — Servicebilleder, kort og brandede beskeder inden for WhatsApp