WhatsApp-pohjainen SaaS-palvelunvarausalusta Twilion & Cal.comin avulla
Palvelualan yritys tarvitsi moniasiakasjärjestelmä- SaaS-alustan, joka antoi loppuasiakkaille mahdollisuuden löytää palveluita, varata aikoja ja hallita varauksia kokonaan WhatsAppin kautta – ilman sovelluksen lataamista tai verkkosivustolla käymistä.
Keskustele Projektistasi
Haaste
Perinteiset varausjärjestelmät vaativat asiakkaita selaamaan verkkosivustoja tai asentamaan sovelluksia, mikä loi kitkaa ja johti keskeytyksiin:
- Korkea keskeytysprosentti – 60–70 % asiakkaista keskeytti verkkopohjaiset varausprosessit ennen valmistumista
- Sovellusväsymys – Asiakkaat kieltäytyivät asentamasta jälleen uutta sovellusta kertaluonteista palveluvarausta varten
- Ei keskusteluyhteyttä – Olemassa olevat varausvälineet kohtelivat jokaista vuorovaikutusta tilattomana, menettäen kontekstin aiemmista keskusteluista
- Sirpaloitunut viestintä – Ajanvarausten vahvistukset, muistutukset ja seurannat lähetettiin sähköpostitse, jotka jäivät lukematta (20 % avausprosentti vs. 98 % WhatsAppissa)
- Moniasiakasjärjestelmä-kompleksisuus – Jokainen yritys (kauneussalonki, klinikka, konsultti) tarvitsi oman varausluettelonsa, saatavuutensa ja brändäyksensä jaetun alustan sisällä
- Kalenterisynkronointi – Tuplavarauksia tapahtui, kun palveluntarjoajan saatavuutta ei synkronoitu reaaliaikaisesti eri kanavien välillä
Meidän Ratkaisumme
Rakensimme SaaS-palvelunvarausalustan, joka hyödyntää Twilion WhatsApp Business API:a keskusteluun perustuviin vuorovaikutuksiin, Cal.comia aikataulutukseen ja kalenterinhallintaan sekä moniasiakasjärjestelmä-taustaohjelmistoa yritysten käyttöönottoon ja konfigurointiin.
Arkkitehtuuri
- Viestintäkerros: Twilion WhatsApp Business API kaksisuuntaiseen viestintään
- Aikataulutusmoottori: Cal.com (itse ylläpidetty) saatavuuden hallintaan, varauslogiikkaan ja kalenterisynkronointiin
- Taustaohjelmisto: Node.js/Express API Amazon DynamoDB:llä moniasiakasjärjestelmän tiedoille
- Keskustelumoottori: ChatGPT-pohjainen AI-keskustelumoottori, joka hallinnoi varauskulkuja, uudelleenajoituksia ja peruutuksia
- Ilmoitukset: Twilio WhatsApp-muistutuksiin, vahvistuksiin ja seurantoihin
- Hallintapaneeli: Vue.js-käyttöliittymä yritysten omistajille palveluiden, saatavuuden ja varausten hallintaan
- Maksut: Stripe-integraatio talletuksiin ja ennakkomaksuihin WhatsApp-maksulinkkien kautta
Keskusteluun perustuva varauskulku
Löytäminen ja varaaminen
WhatsApp-botti opastaa asiakkaita luonnollisen keskustelukulun läpi: tervehdys, palvelun valinta (kuvauksineen, kestoineen ja hinnoitteluineen), palveluntarjoajan valinta (arvosanoineen ja arvosteluineen), vapaiden aikojen selaaminen (viikkonäkymällä) ja varauksen vahvistus kaikkine tietoineen. Koko prosessi valmistuu poistumatta WhatsAppista.
Uudelleenajoitus ja peruutus
Asiakkaat voivat uudelleenajoittaa tai peruuttaa vastustamalla yksinkertaisesti avainsanalla. Botti tunnistaa heidän aktiiviset varauksensa, esittää saatavilla olevat vaihtoehdot ja vahvistaa muutoksen – vapautunut aika tulee välittömästi muiden asiakkaiden saataville.
Twilio WhatsApp -integraatio
Viestinkäsittely
- Saapuva Webhook – Twilio välittää saapuvat WhatsApp-viestit taustaohjelmistoon webhookin kautta
- Istunnonhallinta – Keskustelun tilaa seurataan puhelinnumerokohtaisesti DynamoDB-tuettujen istuntojen avulla
- Malliviestit – Esihyväksytyt WhatsApp Business -mallit lähteviin ilmoituksiin
- Vapaamuotoiset viestit – 24 tunnin istuntoikkunan sisällä botti lähettää interaktiivisia vastauksia
- Mediatuki – Yrityksen logo, palvelukuvat ja sijaintikartat lähetetään rikkaan median muodossa
- Pikavastaukset – Interaktiiviset painikeviestit yleisiin valintoihin
Automatisoidut ilmoitukset
Alusta lähettää sarjan automatisoituja ilmoituksia varausprosessin aikana: välitön varausvahvistus, muistutus edellisenä päivänä, toinen muistutus juuri ennen tapaamista, vierailun jälkeinen seurantapyyntö palautteen saamiseksi, saapumattomuusilmoitus uudelleenajoitusmahdollisuudella ja uudelleenaktivointiviesti määritettävän ajan kuluttua.
Cal.com-integraatio
Aikataulutusmoottori
- Itse ylläpidetty – Cal.com otettu käyttöön erillisenä instanssina täyden tiedonhallinnan varmistamiseksi
- Tapahtumatyypit – Jokainen palvelu on yhdistetty Cal.com-tapahtumatyyppiin, jolla on kesto, varoaika ja hinnoittelu
- Saatavuussäännöt – Palveluntarjoajakohtainen saatavuus toistuvilla aikatauluilla, päivämäärän ohituksilla ja taukoajoilla
- Kalenterisynkronointi – Kaksisuuntainen synkronointi Google Calendarin, Outlookin ja Apple Calendarin kanssa
- Varaus-API – WhatsApp-keskustelumoottori käyttää Cal.com REST API:a ohjelmallisesti
- Varausajat – Määritettävissä olevat puskuriajat ennen/jälkeen estävät peräkkäiset varaukset
- Round Robin – "Kuka tahansa saatavilla" -vaihtoehto jakaa varaukset tasaisesti palveluntarjoajien kesken
Ristiriitojen ehkäisy
Cal.com tarkistaa reaaliaikaisen saatavuuden kaikista synkronoiduista kalentereista, käyttää optimistista lukitusta samanaikaisissa pyynnöissä, pakottaa puskuriaikoja tapaamisten välillä ja käsittelee päivämäärän ohituksia lomien ja erikoisaikojen osalta.
Moniasiakasjärjestelmä-arkkitehtuuri
Asiakaseristys
- Jokainen yritys saa oman WhatsApp-numeron tai jaetun numeron avainsanan reitityksellä
- Asiakaskohtaiset DynamoDB-kyselyt kaikissa toiminnoissa
- Erilliset Cal.com-tapahtumatyypit ja saatavuus asiakasta kohti
- Brändätyt viestimallit yrityksen nimellä ja tiedoilla
- Erilliset maksutilit käsittelyä varten
Yrityksen käyttöönotto
Uudet yritykset otetaan käyttöön hallintapaneelin kautta automatisoidulla WhatsApp-numeron tarjonnalla, palveluluettelon konfiguroinnilla, palveluntarjoajan saatavuuden asettamisella kalenterisynkronoinnin kanssa ja viestimallien hyväksynnällä – palvelu on käytettävissä 24 tunnin sisällä.
Hallintapaneeli
Yrityksen omistajan ominaisuudet
- Palveluluettelo – Lisää/muokkaa palveluita nimellä, kestolla, hinnoittelulla, kuvauksella
- Palveluntarjoajan hallinta – Lisää henkilökunnan jäseniä, aseta saatavuus, määritä palveluita
- Varauskalenteri – Visuaalinen kalenteri, joka näyttää kaikki tulevat varaukset palveluntarjoajittain
- Asiakashakemisto – Yhteystietoluettelo varaus historian ja viestintälokin kanssa
- Analytiikka – Varausmäärä, liikevaihto, saapumattomuusaste, suositut palvelut, ruuhka-ajat
- Asetukset – Yrityksen aukioloajat, ilmoitusasetukset, maksujen konfiguraatio
Avainominaisuudet
- WhatsApp-natiivi varaus – Täydellinen varauskulku poistumatta WhatsAppista
- Reaaliaikainen saatavuus – Cal.com synkronoi Google/Outlook-kalentereiden välillä välittömästi
- Automatisoidut muistutukset – Monivaiheiset muistutukset vähentävät saapumattomuusastetta
- Moniasiakasjärjestelmä-SaaS – Jaettu alusta, joka palvelee useita yrityksiä itsenäisesti
- AI-keskustelumoottori – ChatGPT-pohjainen kontekstitietoinen botti muistaa, mihin käyttäjä jäi
- Maksulinkit – Stripe-pohjainen talletusten kerääminen WhatsApp-viestillä
- Vierailun jälkeinen seuranta – Automatisoitu arvostelupyyntö ja uudelleenaktivointiviestit
- Palveluntarjoajan Round Robin – Tasainen jakelu, kun asiakas valitsee "kuka tahansa saatavilla"
- Rikas media – Palvelukuvat, kartat ja brändätyt viestit WhatsAppissa
Tulokset
Teknologiapino
caseStudyDetail.more Tapaustutkimukset
Tutustu lisää teknisiin toteutuksiimme
AI-pohjainen deittailusisällön luonti-SaaS
Startup tarvitsi SaaS-alustan, joka käyttää AI:ta auttaakseen deittailusovellusten käyttäjiä luomaan kiinnostavia bioita, vastausviestejä ja sosiaalisen median julkaisuja — poistaen täydellisen deittiprofiilin ja viestien luomisen hankaluuden.
AI-pohjainen laskujen käsittely OCR:n ja QuickBooks-integraation avulla
Keskisuuri yritys, joka käsitteli satoja toimittajalaskuja kuukausittain, halusi poistaa manuaalisen tiedonsyötön poimimalla laskutiedot automaattisesti AI/OCR:n avulla ja synkronoimalla ne suoraan QuickBooks-järjestelmään kirjanpitoa ja maksujen seurantaa varten.
Valmis Muuttamaan Liiketoimintaasi?
Keskustellaan siitä, miten voimme soveltaa vastaavia ratkaisuja haasteisiisi.