Платформа для бронювання SaaS-послуг на основі WhatsApp з Twilio та Cal.com

Ми створили SaaS платформу для бронювання послуг, що працює на базі WhatsApp Business API від Twilio для розмовних взаємодій, Cal.com для планування та управління календарем, а також багатоорендну бекенд-систему для онбордингу та конфігурації бізнесу.

Архітектура

• Рівень обміну повідомленнями: Twilio WhatsApp Business API для двонаправленого обміну повідомленнями
• Механізм планування: Cal.com (self-hosted) для управління доступністю, логіки бронювання та синхронізації календаря
• Бекенд: API на Node.js/Express з Amazon DynamoDB для багатоорендних даних
• Механізм розмов: Розмовний AI-механізм на базі ChatGPT, що керує процесами бронювання, перепланування та скасування
• Сповіщення: Twilio для нагадувань, підтверджень та подальших дій у WhatsApp
• Панель адміністратора: Vue.js frontend для власників бізнесу для управління послугами, доступністю та бронюваннями
• Платежі: Інтеграція Stripe для депозитів та попередніх платежів через платіжні посилання WhatsApp

Розмовний потік бронювання

Пошук та бронювання

Бот WhatsApp проводить клієнтів через природний розмовний потік: привітання, вибір послуги (з описами, тривалістю та цінами), вибір постачальника (з рейтингами та відгуками), перегляд доступних часових слотів (з навігацією по тижнях) та підтвердження бронювання з усіма деталями. Весь процес завершується без виходу з WhatsApp.

Перепланування та скасування

Клієнти можуть перепланувати або скасувати, просто відповівши ключовим словом. Бот ідентифікує їхні активні бронювання, пропонує доступні альтернативи та підтверджує зміну — при цьому звільнений часовий слот негайно стає доступним для інших клієнтів.

Інтеграція Twilio WhatsApp

Обробка повідомлень

• Вхідний Webhook — Twilio пересилає вхідні повідомлення WhatsApp на бекенд через webhook
• Управління сесіями — Стан розмови відстежується за номером телефону за допомогою сесій, що підтримуються DynamoDB
• Шаблонні повідомлення — Попередньо затверджені шаблони WhatsApp Business для вихідних сповіщень
• Повідомлення вільного формату — Впродовж 24-годинного вікна сесії бот надсилає інтерактивні відповіді
• Підтримка медіа — Логотип компанії, зображення послуг та карти місцезнаходження надсилаються як розширені медіа
• Швидкі відповіді — Інтерактивні повідомлення-кнопки для поширених виборів

Автоматизовані сповіщення

Платформа надсилає серію автоматизованих сповіщень протягом життєвого циклу бронювання: негайне підтвердження бронювання, нагадування за день до зустрічі, ще одне нагадування незадовго до зустрічі, подальше повідомлення після візиту із запитом зворотного зв'язку, сповіщення про неявку з опцією перепланування та повідомлення про повторну взаємодію після налаштованого періоду.

Інтеграція Cal.com

Механізм планування

• Self-Hosted — Cal.com розгорнуто як виділений екземпляр для повного контролю даних
• Типи подій — Кожна послуга прив'язана до типу події Cal.com з тривалістю, буферним часом та ціноутворенням
• Правила доступності — Доступність для кожного постачальника з повторюваними графіками, замінами дат та перервами
• Синхронізація календаря — Двостороння синхронізація з Google Calendar, Outlook та Apple Calendar
• Booking API — REST API Cal.com використовується програмно розмовним механізмом WhatsApp
• Буферні часи — Налаштовувані буфери до/після запобігають бронюванню зустрічей одна за одною
• Round Robin — Опція "Будь-який доступний" рівномірно розподіляє бронювання між постачальниками

Запобігання конфліктам

Cal.com перевіряє доступність у реальному часі за всіма синхронізованими календарями, використовує оптимістичне блокування для одночасних запитів, забезпечує буферні часи між зустрічами та обробляє заміни дат для святкових та спеціальних годин.

Багатоорендна архітектура

Ізоляція орендарів

• Кожен бізнес отримує виділений номер WhatsApp або спільний номер з маршрутизацією за ключовими словами
• Запити DynamoDB з прив'язкою до орендаря для всіх операцій
• Окремі типи подій Cal.com та доступність для кожного орендаря
• Брендовані шаблони повідомлень з назвою компанії та деталями
• Незалежні платіжні рахунки для обробки

Онбординг бізнесу

Нові бізнеси підключаються через панель адміністратора з автоматизованим наданням номера WhatsApp, конфігурацією каталогу послуг, налаштуванням доступності постачальника з синхронізацією календаря та затвердженням шаблонів повідомлень — вихід в онлайн протягом 24 годин.

Панель адміністратора

Функції для власника бізнесу

• Каталог послуг — Додавання/редагування послуг з назвою, тривалістю, ціноутворенням, описом
• Управління постачальниками — Додавання співробітників, встановлення доступності, призначення послуг
• Календар бронювань — Візуальний календар, що показує всі майбутні бронювання між постачальниками
• Довідник клієнтів — Список контактів з історією бронювань та журналом комунікацій
• Аналітика — Обсяг бронювань, дохід, рівень неявок, популярні послуги, години пік
• Налаштування — Години роботи, налаштування сповіщень, конфігурація платежів

Ключові особливості

1. WhatsApp-Native бронювання — Повний процес бронювання без виходу з WhatsApp
2. Доступність у реальному часі — Cal.com миттєво синхронізується з календарями Google/Outlook
3. Автоматизовані нагадування — Багатоетапні нагадування знижують рівень неявок
4. Багатоорендна SaaS — Спільна платформа, що обслуговує кілька бізнесів незалежно
5. AI Механізм розмов — Чат-бот на базі ChatGPT, що враховує контекст, пам'ятає, де користувач зупинився
6. Платіжні посилання — Збір депозитів за допомогою Stripe через повідомлення WhatsApp
7. Подальші дії після візиту — Автоматичний запит оцінки та повідомлення для повторної взаємодії
8. Round Robin для постачальників — Справедливий розподіл, коли клієнт обирає "будь-якого доступного"
9. Розширені медіа — Зображення послуг, карти та брендовані повідомлення в WhatsApp