AI Destekli Fatura İşleme (OCR ve QuickBooks Entegrasyonu ile)

Metin çıkarma için OCR'ı, LLM tabanlı akıllı alan ayrıştırmayı ve otomatik muhasebe girişi oluşturmak için QuickBooks API entegrasyonunu birleştiren AI destekli bir fatura işleme hattı oluşturduk.

Mimari

• Veri Alma: E-posta dinleyicisi + dosya yükleme API'si + sürükle-bırak panosu
• OCR Motoru: PDF'lerden ve taranmış görüntülerden metin çıkarma için bulut tabanlı Vision API
• AI Ayrıştırıcı: Akıllı alan çıkarma ve yorumlama için LLM
• Doğrulama: Güven puanlaması ile kural tabanlı doğrulama motoru
• Muhasebe Entegrasyonu: Fatura oluşturma ve satıcı eşleştirme için QuickBooks Online API
• Pano: İnceleme, onay ve istisna yönetimi için React yönetici arayüzü
• Veritabanı: Fatura kayıtları, denetim izi ve satıcı eşleştirmeleri için PostgreSQL
• Kuyruk: Toplu işlem için eşzamansız görev kuyruğu

İşleme Hattı

Aşama 1: Veri Alma

Faturalar sisteme birden fazla kanal üzerinden girer:

• E-posta Yönlendirme — Bir IMAP dinleyicisi tarafından izlenen özel e-posta adresi
• Dosya Yükleme — Yönetici panosunda sürükle-bırak arayüzü
• API Yükleme — Diğer sistemlerden programlı gönderim
• Toplu İçe Aktarma — Paylaşılan sürücülerden toplu yükleme

Desteklenen formatlar: PDF, PNG, JPG, TIFF, HEIC, çok sayfalı PDF'ler

Aşama 2: OCR Metin Çıkarımı

1. Ön İşleme — Taranmış belgeler için görüntü iyileştirme (eğriltme düzeltme, kontrast ayarlama, gürültü azaltma)
2. Metin Çıkarımı — Cloud Vision API, tüm metni uzaysal konumlandırma ile çıkarır
3. Düzen Analizi — Uzaysal konumlandırma, tabloları, başlıkları, altbilgileri ve kalemleri tanımlamak için kullanılır
4. Güven Puanlaması — Karakter başına OCR güveni izlenir; düşük güvenli bölgeler inceleme için işaretlenir

Aşama 3: AI Destekli Alan Çıkarımı

LLM, ham OCR metnini alır ve satıcı bilgileri (ad, adres), fatura tanımlayıcıları (numara, tarihler, PO referansı), finansal veriler (ara toplam, vergi, toplam, para birimi, ödeme koşulları) ve açıklamalar, miktarlar ve tutarlarla birlikte bireysel kalemler dahil olmak üzere yapılandırılmış fatura verilerini çıkarır.

Çıkarma işlemi, yapılandırılmış çıktı şemalarını, uç durumlar için birkaç atışlık örnekleri, belirsiz alanlar için düşünce zinciri muhakemesini ve alan bazında güven puanlamasını kullanır.

Aşama 4: Doğrulama ve Zenginleştirme

Bir QuickBooks girişi oluşturulmadan önce, çıkarılan veriler doğrulama sürecinden geçer:

Otomatik Kontroller:

• Matematik Doğrulaması — Kalem tutarları ara toplamla doğrulanır; ara toplam + vergi toplamla doğrulanır
• Mükerrer Tespit — Fatura numarası + satıcı + tutar mevcut kayıtlarla kontrol edilir
• Tarih Kontrolü — Fatura tarihi gelecekte olmamalıdır; vade tarihi fatura tarihinden sonra olmalıdır
• Satıcı Eşleştirme — Satıcı adı, QuickBooks satıcı listesiyle bulanık eşleştirilir
• GL Kodu Önerisi — AI, satıcı geçmişine ve kalem açıklamalarına göre General Ledger hesabını önerir
• Tutar Eşiği — Yapılandırılabilir eşiğin üzerindeki faturalar manuel onay için işaretlenir

Güven Sınıflandırması:

• Yüksek güvenli faturalar otomatik olarak onaylanır (tüm alanlar çıkarıldı, matematik kontrolleri geçti, satıcı eşleşti)
• Orta güvenli faturalar bir inceleme kuyruğuna gider (bazı belirsiz alanlar veya yeni satıcı)
• Düşük güvenli faturalar manuel giriş gerektirir (düşük OCR kalitesi veya yapılandırılmamış format)

Aşama 5: QuickBooks Entegrasyonu

Satıcı Eşleştirme ve Oluşturma:

Çıkarılan satıcı adları, mevcut QuickBooks satıcı listesiyle bulanık eşleştirilir. Güven eşiğinin üzerinde bir eşleşme bulunursa, mevcut satıcı bağlanır. Aksi takdirde, çıkarılan bilgilerle yeni bir satıcı oluşturulur ve gelecekteki faturalar için önbelleğe alınır.

Fatura Oluşturma:

QuickBooks fatura nesneleri, uygun GL hesaplarına eşlenen kalemler, uygulanan vergi tutarları, belirlenen ödeme koşulları ve ekli orijinal fatura PDF'si ile doğrulanmış fatura verilerinden oluşturulur. Dahili kayıt, QuickBooks fatura kimliği ile çapraz referanslanır.

GL Hesap Eşleştirme:

• Kural Tabanlı — Bilinen satıcılar için satıcıya özel GL eşleştirmeleri
• AI Destekli Öneri — LLM, kalem açıklamalarını analiz eder ve geçmiş kalıplara göre hesaplar önerir
• Öğrenme Döngüsü — Manuel düzeltmeler, gelecekteki önerileri iyileştirmek için geri beslenir
• Varsayılan Geri Dönüş — Eşleştirilmemiş öğeler, daha sonraki inceleme için genel bir hesaba atanır

QuickBooks API Entegrasyonu

Kimlik Doğrulama

• Otomatik belirteç yenileme ile OAuth 2.0
• Beklemedeki şifreleme ile güvenli kimlik bilgisi depolama
• Birden fazla QuickBooks dosyası olan işletmeler için çoklu şirket desteği

Hata Yönetimi

• Üstel geri çekilme ile API hız sınırlarına saygı
• Artan gecikmelerle geçici hata yeniden deneme mantığı
• Mükerrer kayıtları önlemek için çakışma çözümü
• Yetim kayıtları önlemek için başarısız kısmi oluşturmaların geri alınması

Pano ve İş Akışı

Fatura Kuyruğu

Faturalar duruma göre düzenlenir: inceleme bekleyenler, otomatik onaylananlar, istisnalar (başarısız doğrulama veya API hataları) ve tamamlananlar (QuickBooks ile senkronize edilmiş).

İnceleme Arayüzü

• Yan yana görünüm: orijinal fatura çıkarılan verilerin yanında
• Düzeltilen alanlar için fark vurgulamalı satır içi düzenleme
• İsteğe bağlı notlarla tek tıklamayla onayla/reddet
• Aynı satıcıdan birden fazla fatura için toplu onay

Analitik

• İşlem hacmi takibi (günlük/haftalık/aylık)
• Otomatik onay oranı izleme (hedef: %70+)
• Fatura başına ortalama işlem süresi
• Hata oranı ve yaygın hata nedenleri
• Manuel işlemeye kıyasla maliyet tasarrufu
• Satıcıya özel doğruluk eğilimleri

Temel Özellikler

1. Çok Formatlı OCR — PDF'ler, taramalar, fotoğraflar ve çok sayfalı belgeler
2. AI Alan Çıkarımı — LLM destekli ayrıştırma, şablonlar olmadan herhangi bir fatura düzenini işler
3. Güven Puanlaması — Çıkarma kesinliğine göre otomatik yönlendirme
4. Mükerrer Tespit — Yeniden gönderilen faturalardan çifte ödemeleri önler
5. Satıcı Otomatik Eşleştirme — Bulanık eşleştirme, faturaları mevcut QuickBooks satıcılarına bağlar
6. GL Kodu Önerisi — AI, geçmiş kalıplara göre gider hesapları önerir
7. QuickBooks Otomatik Senkronizasyonu — Kalemler, vergi ve ekli PDF ile oluşturulan faturalar
8. Öğrenme Döngüsü — Manuel düzeltmeler gelecekteki çıkarma doğruluğunu artırır
9. Toplu İşleme — E-posta yönlendirme veya toplu yükleme yoluyla yüzlerce faturayı işler
10. Denetim İzi — Her çıkarma, düzenleme, onay ve senkronizasyon olayının eksiksiz günlüğü